Excel, почта и чаты: как понять, что компании пора свою систему

Любая компания начинает с таблиц и чатов, и это нормально: пока процессов мало, Excel быстрее любой системы. Вопрос в том, когда он начинает стоить дороже, чем разработка. Ниже признаки, по которым это видно, и границы, за которыми своя система уже не роскошь.

Семь признаков, что таблицы кончились

• Актуальные данные лежат в пяти файлах, и перед совещанием кто-то сводит их руками
• В переписке регулярно звучит «пришлите последнюю версию» — значит, единой версии нет
• Сводный отчёт собирается один-два дня в конце месяца, и в нём находят ошибки
• Есть сотрудник, который «единственный знает, как это считается». Его отпуск — это риск для компании
• Доступ к данным раздаётся ссылкой или паролем от общего ящика, и никто не знает, у кого он есть
• Клиенты и филиалы спрашивают статус по телефону, потому что посмотреть его негде
• Ошибки возникают от копирования строк между файлами, и находят их уже по факту

Если узнали два-три пункта — рано, лечится регламентом и общим диском. Пять и больше — считайте стоимость ручной работы: часы сотрудников, помноженные на ставку, плюс цена ошибок. Обычно эта сумма за год и есть бюджет первой очереди системы.

Сначала готовое, потом своё

Честный порядок такой: типовые процессы закрываются типовыми инструментами. Продажи — CRM, задачи и файлы — трекер с диском вроде нашего киод. за 290 ₽ за пользователя в месяц, учёт — 1С. Писать своё имеет смысл в двух случаях: когда процесс и есть ваше преимущество либо когда такого продукта на рынке просто нет.

• Учёт консультаций по проектным офисам со сводным дашбордом для головного офиса — такой системы нет в каталоге, мы делали её под заказчика
• Мониторинг и аналитика закупок в ЕИС — данные есть у всех, ценность в том, как они собраны и показаны
• Дашборд по Пушкинской карте для министерства и аналитического центра — отчётность, которой нет ни в одном готовом продукте
• Портал с приёмом конкурсных заявок, своим плеером и голосованием — сценарий, под который типовых решений нет

Как начинать, чтобы не сжечь бюджет

• Первая очередь — один процесс, который болит сильнее всего, с реальными пользователями. Не «система целиком», а участок
• Срок первой очереди — 4–8 недель. Если дольше, значит, в неё засунули лишнее
• Данные и интеграции сразу: выгрузка в Excel и Word, обмен с 1С, оплата. Систему без выгрузки сотрудники саботируют
• Права и роли с первого дня: кто видит что. Добавить это потом дороже, чем сделать сразу
• После запуска — две недели сопровождения вплотную: первые правки по живым пользователям дают больше, чем месяц проектирования

Что спросить у разработчика до договора

• Кому принадлежит код и исходники после оплаты и передаёте ли вы их заказчику
• Где физически хранятся данные и можно ли развернуть систему в нашем контуре
• Как обновляется система и что происходит, если мы уйдём к другому подрядчику
• Что входит в поддержку, за какое время реагируете и как считаются доработки
• Покажите похожую систему в работе — не скриншот, а живой стенд

Мы разворачиваем свои системы в Docker, передаём код заказчику и держим данные в России. Это скучные вещи, но именно они определяют, останется ли система вашей через три года.

Информационные системы под задачу

Кейсы: дашборды, учёт, порталы

Система нужна не тогда, когда данных много, а тогда, когда их приходится сводить руками, чтобы принять решение.

Коротко: частые вопросы

Как понять, что таблицы уже не справляются?

Актуальные данные лежат в нескольких файлах, перед совещанием их сводят руками, сводный отчёт готовится день-два и содержит ошибки, есть незаменимый сотрудник «который знает, как считается», а клиенты спрашивают статус по телефону.

Что дешевле — готовое или своё?

Типовые процессы закрываются типовыми инструментами: CRM, трекер с диском, 1С. Своя система оправдана, когда процесс и есть ваше преимущество или когда подобного продукта на рынке просто нет.

С чего начинать разработку?

С одного процесса, который болит сильнее всего, и реальных пользователей. Первая очередь — 4–8 недель, с выгрузками в Excel и Word, обменом с 1С и правами доступа с первого дня.

Кому принадлежит код?

Это вопрос, который задают до договора. Мы передаём код заказчику, разворачиваем системы в Docker и держим данные в России — от этого зависит, останется ли система вашей через три года.