Аналитика мероприятия: какие цифры собрать, чтобы было что показать в отчёте

После выставки или фестиваля почти всегда наступает момент «а сколько было людей?». Если сбор данных не продумали заранее, ответ складывается из ощущений и фотографий. Для отчёта перед учредителем, грантодателем или партнёрами этого мало. Разберём, что стоит считать и как подготовить это до события.

Начните с того, что вы обещали

Если мероприятие проходит по гранту или госзаданию, показатели уже записаны в заявке или плане: число участников, охват, количество занятий, доля новых посетителей. Отчёт будут сверять именно с ними. Поэтому первый шаг — выписать эти показатели дословно и для каждого ответить: откуда возьмётся цифра и кто её запишет.

Что считать

• Посетители: билеты, регистрации, счётчик на входе. Если вход свободный — хотя бы ручной подсчёт по часам
• Вовлечённость: сколько людей не просто прошли мимо, а взаимодействовали — с экспонатом, столом, мастер-классом
• Глубина: сколько времени провели, что выбирали, до какого шага дошли в квизе или игре
• Обратная связь: короткая анкета на два-три вопроса — понравилось ли, придёте ли снова, откуда узнали
• Охват вне площадки: публикации, упоминания в СМИ и соцсетях, просмотры трансляции

Интерактивное оборудование считает само

Интерактивный стол, сенсорная панель или VR-станция могут вести журнал: когда началась сессия, сколько длилась, какие разделы открывали, как ответили на вопросы. Это самые честные данные о вовлечённости — их не нужно восстанавливать по памяти. Но работает это, только если статистика заложена в программу на этапе разработки, а не «потом добавим».

Удобно, когда журнал выгружается в Excel в разрезе, который нужен для отчёта: по дням, по разделам, по часам. Тогда отчёт собирается за час, а не за неделю.

Как подготовиться заранее

• За месяц: выписать обещанные показатели и решить, каким способом считается каждый
• За две недели: подготовить анкету и QR-код, проверить выгрузку статистики с оборудования
• В день события: назначить человека, который отвечает за подсчёт, и делать фото с датой — они тоже часть отчёта
• Сразу после: выгрузить данные, пока оборудование не разобрали, и сохранить в одном месте

Мы делаем интерактивные проекты под ключ, от сценария до установки оборудования, и аналитика мероприятий входит в наши направления. Если показатели для отчёта известны заранее, статистику на оборудовании настраиваем именно под них.

Интерактивные столы и оборудование для событий

Цифровая часть грантовой заявки

Цифры для отчёта собираются до события. После него их можно только вспоминать.

Коротко: частые вопросы

Какие показатели брать для отчёта по гранту?

Те, что заявлены в самой заявке, в тех же формулировках. Отчёт сверяют именно с ними, поэтому сбор данных нужно спланировать под эти показатели до события.

Что может посчитать интерактивное оборудование само?

Число сессий, их длительность, какие разделы открывали, ответы в квизах. Если это заложено в программу, журнал выгружается в Excel без ручного подсчёта.

Как собрать обратную связь от посетителей?

Короткой анкетой по QR-коду на выходе или прямо на экране оборудования: два-три вопроса, а не опросник на страницу.